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Erinnerst du dich daran, wann du das letzte Mal zu viel Zeit hattest?

12. Oktober 2016
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Wann hattest du das letzte Mal zu viel Zeit?

Kannst du dich überhaupt daran erinnern?

Gastbeitrag von Coralie Cicolelli

„Ich habe heute keine Zeit“, „ich schaffe das zeitlich nicht“ oder „zeitlich etwas knapp heute“ sind Sätze, die wir mindestens einmal täglich hören. Sei es privat oder beruflich – keiner hat mehr Zeit! Ja, wo ist sie denn, diese Zeit? Und woher nehmen, wenn nicht stehlen?

Wie oft hetzen wir täglich von einem Termin in den nächsten? Im Büro eilen wir von einer Besprechung in die andere, danach reicht es zu Hause grade noch für einen schnellen Snack und weiter geht’s im Plan: Kinderbespaßung, Yoga, einkaufen, kochen, waschen, im schlimmsten Fall sogar noch weiterarbeiten. Mittlerweile haben wir ja kaum noch Zeit uns in Ruhe hinzusetzen und zu essen. Spätestens gegen 9 oder 10 Uhr abends sollten dann alle Termine und Aufgaben erledigt sein. Total ausgepowert fällt man dann auf die Couch und erzählt seinem Partner bestenfalls noch wie sein Tag war (wenn man nicht schon eingeschlafen ist). An solchen Tagen geht man müde ins Bett und fühlt sich am nächsten Morgen so überhaupt nicht erholt. Kein besonders guter Start in den nächsten vollgepackten Tag.

Muss das wirklich sein?

Nein, muss es nicht! Klar, gibt es Tage, da fällt man einfach um 10 Uhr todmüde ins Bett. Aber das sollte eher die Ausnahme darstellen oder sich auf einen gewissen Zeitraum begrenzen (weil man z.B. grade sein eigenes Business auf die Beine stellt). Aber es gibt auch Tage an denen ich mir Freiraum schaffen und diesen für ganz bestimmte Dinge nutzen kann. Nicht jeden Tag muss eingekauft, gewaschen oder Sport getrieben werden. Und genau hier, kommt das Zeitmanagement ins Spiel. Einfach in den Tag hineinzuleben klingt zwar toll, kann sich aber im Laufe des Tages ganz schnell in Stress verwandeln. Deswegen empfehle ich zumindest einen groben Plan für den nächsten Tag oder bestenfalls schon für die Arbeitswoche im Kopf zu haben. Für einige klingt das jetzt wahrscheinlich nach aufwendigen Listen und stundenlanger Arbeit. Aber das ist es nicht. Lediglich etwas Selbstdisziplin gehört dazu 🙂


Wenn ich schon ein Zeitmanagement nutze, sollte es zumindest schnell und einfach funktionieren.

 


Hierfür ist es sinnvoll die aktuelle Situation kurz zu analysieren und wiederkehrende Aufgaben zu definieren. Lassen sich z.B. Tätigkeiten zusammenfassen? Es muss nicht jeden Tag eine Kleinigkeit eingekauft werden. Viel geschickter wäre es doch, sich am Wochenende einen (groben) Plan zu machen und dann einen Großeinkauf zu erledigen. Auch die Fitnessübungen müssen nicht unbedingt jeden Tag erledigt werden, wenn es eher in Stress ausartet.

Mein Motto ist hier

Lieber 3 mal in der Woche konzentriert und richtig, als jeden Tag auf die schnelle und unsauber. Manchmal ist vielleicht eher eine halbe Stunde Entspannung, statt 100 Situps, das was mein Körper braucht. Es muss auch nicht immer das Superduperfood gekocht werden. Gesund und ausgewogen essen ist wichtig, aber manchmal reichen Spaghetti mit Tomatensauce völlig aus.

Bei Kindern sieht die Sache natürlich etwas anders aus. Die kann man nicht ganz so leicht aus seinem sonst schon stressigen Alltag ausklammern. Aber vielleicht lässt sich ja ein Tag in der Woche arrangieren, bei denen Oma und Opa babysitten. Regelmäßige Abläufe sind auch für Kinder nicht das allerschlimmste, im Gegenteil. Gleichzeitig lernt man selbst Aufgaben zu delegieren und Verantwortung abzugeben. Man muss nämlich nicht immer alles selbst erledigen. Ja, loslassen fällt schwer (ich weiß genau, von was ich da spreche), aber ab und zu sollte man es einfach mal versuchen.

Ganz wichtig ist vor allem

Sich täglich einen gewissen Zeitpuffer einplanen. Denn die Erfahrung zeigt, dass eine auf Minuten ausgerichtete Organisation meistens eh nicht funktioniert. Außerdem können jederzeit unvorhergesehen Dinge eintreten: ein Schwätzchen mit der Nachbarin, eine riesen Schlange an der Kassen oder das Auto streikt und schon ist dein schöner Zeitplan für die Tonne. Generell lautet die Regel maximal 50-60 % zu verplanen! Das gilt sowohl  für’s Berufsleben, als auch für’s Privatleben, Klingt schwierig, entspannt aber ungemein. Dadurch, dass man von vorne herein Zeitpuffer einkalkuliert und nicht 100% des Tages verplant werden auch immer weniger Dinge aufgeschoben. Im Gegenteil, bei einem guten Zeitmanagement bleibt vielleicht sogar noch etwas Zeit übrig, um bereits aufgeschobene Aufgaben endlich zu erledigen. Das Gewissen wird erleichtert und man fühlt sich gleich viel besser.

Ein Gutes Zeitmanagement setzt realistische Ziele voraus

Vollgepackte To-Do-Listen, die eh nicht an einem Tag abgearbeitet werden können, demotiviert ungemein. Außerdem schieben wir dadurch immer wieder Angelegenheiten auf, die uns nur unnötig blockieren. Wenn wir unsere Liste jedoch realistisch planen, können wir das Pensum auch an einem Tag schaffen. Fühlt ihr euch nicht auch viel besser, wenn ihr einen Haken unter eure Liste machen könnt?

Ein gutes Zeitmanagement geht also nicht ohne ein gewisses Zielmanagement. Seine Ziele definieren und sich Zeit für eine realistische Planung nehmen – das ist wohl die Kunst an der ganzen Sache.

Damit unser Zeitmanagement in der Praxis reibungslos funktioniert, benötigen wir ein bisschen Technik. Kalender in Papierform sind natürlich nützlich, erinnern uns jedoch nicht an die anfallenden Aufgaben. Deshalb nutze ich einfach den Kalender meines Smartphones oder die Funktion Erinnerungen. Auch die App Wunderlist lässt sich fabelhaft für diesen Zweck nutzen. Einfach und unkompliziert.

Als Betreff empfehle ich immer ein aussagekräftiges Stichwort zu wählen, um nicht erst noch nach mehr Infos suchen zu müssen, um herauszufinden, was als nächstes ansteht.  Meistens lassen sich Aufgabengruppen (z.B. Fitness oder Familie) zusätzlich mit einer bestimmten Farbe markieren. So weiß ich auf den ersten Blick, dass als nächstes Joggen (Fitness) oder eher ein Besuch bei den Eltern (Familie) ansteht. Wichtig ist auch die Erinnerung ca. 30-15 Minuten vor dem eigentlichen Termin zu platzieren. Dadurch weiß ich im Voraus schon, was als nächstes ansteht und kann mich entsprechend vorbereiten. So bin ich perfekt auf alle täglichen Aufgaben gewappnet.

Meine Zusammenfassung:

  • Ich muss wissen, welche Aufgaben mich am nächsten Tag (oder bestenfalls in der Woche) erwarten
  • Lassen sich Aufgaben zusammenfassen?
  • Kann ich Aufgaben minimieren (z.B. Sport an fest definierten Tagen in Ruhe, statt täglich im Stress)
  • Einen groben Essensplan zu erstellen spart schon sehr viel Zeit ein
  • Hin und wieder Aufgaben delegieren
  • Zeitpuffer einplanen
  • Nur 50-60 % des Arbeits- und der Privatzeit verplanen
  • Unrealistische To-Do-Listen bringen keinen weiter
  • Zeit- und Zielmanagement gehören zusammen
  • Planung ist die halbe Miete
  • Tools nutzen

Das Ziel eines Zeitmanagements ist nicht perfekt zu werden, sondern entspannter. Entspannte Menschen streiten weniger und können auch mal über Kleinigkeiten hinwegsehen, statt sich sofort aufzuregen. Lasst uns zusammen entspannter sein. Also was steht die nächste Woche bei dir so an?

Bildquelle: @pexels.com

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  • Reply
    Marlene
    16. Oktober 2016 at 15:42

    Hallo Kira 🙂

    ganz tolle Arbeit dein Artikel! Beim Lesen habe ich gedacht du beschreibst mein Leben. Es gibt Tage, da will wirklich nichts klappen… und gutes Zeitmanagement ist vor allem in unser heutigen schnelllebigen Welt sehr wichtig, um sich auch mal Zeit für Entspannung zu nehmen.

    Auch wenn es viele nicht wahr haben wollen, unsere Körper brauchen Entspannung. Neben dem Alltagsstress ist Ruhe und Entspannung super wichtig. Wichtig ist auch, dass man (wie im Artikel schon erwähnt) realistische Ziele setzt, die man auch erreichen kann. Denn wenn man jeden Tag seine Tagesziele nicht erreicht, frustriert das auf lange Sicht gesehen und unser Tatendrang sinkt von Tag zu Tag.

    Und wenn man gar keine Lust mehr auf gar nichts hat, dann ist es meistens Zeit für Urlaub. Auf Urlaub freuen ist die schönste Freude, denn im Urlaub kann man das machen worauf man schon immer Lust hatte und man muss sich keine Gedanken über Termine und Telefonate machen. Mein Freundeskreis und ich wollen dieses Jahr noch eine kleine Rundreise mit dem Bus machen und werden uns wahrscheinlich auf dieser Seite einen Bus mieten. Das wird bestimmt ein schönes Ereignis.

    Also… vielen lieben Dank für den tollen Artikel. Ich glaube, dass er vielen Menschen helfen wird.
    Liebste Grüße!

    • Reply
      Kira Siefert
      16. Oktober 2016 at 18:21

      Liebe Marlene,

      vielen Dank für dein tolles Feedback, darüber freuen wir uns sehr!
      Der Artikel wurde von einer wunderbaren Gastautorin, Coralie Cicolelli, geschrieben. Ich leite ihr deine Nachricht weiter 😉

      Happy Sunday!

  • Reply
    Karin Nikbakht
    10. November 2016 at 15:31

    Wundervoller Impuls… ja es ist lange her..und fühlt sich gut an…zuviel Zeit…ich komme ins Träumen! Danke!! alles Liebe Karin

  • Reply
    Coralie
    20. November 2016 at 14:23

    Hallo ihr Lieben,
    ich (die Gastautorin von „Erinnerst du dich daran, wann du das letzte Mal zu viel Zeit hattest?“) wollte mich nun auch mal zu Wort melden 🙂
    Vielen Dank für Eure netten Kommentare. Ich habe mich sehr darüber gefreut, dass sich der ein oder andere in diesem Artikel wiederfindet. Genau das war das Ziel.
    Lasst Euch nicht zu sehr stressen 🙂 Liebe Grüße Coralie

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