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Fünf Tipps für dein Zeitmanagement

23. Juli 2020

Gastautorin: Mari Wagner

 

Zeitmanagement Tipps sind in dieser Zeit unentbehrlich. Viele Schüler, Studenten und Arbeitnehmer neigen dazu, den Überblick über die Arbeit zu verlieren und kostbare Zeit zu verschwenden. Nicht nur die Arbeitsqualität, sondern auch die Gesundheit leidet auf Dauer stark darunter. Deshalb ist es sehr wichtig, sich mit diesem Thema gründlich auseinander zu setzen. Wir, aus der Redaktion, haben dazu diesen spannenden Artikel verfasst. Vorweg die Frage: 

Was ist Zeitmanagement eigentlich?

Der Begriff Zeitmanagement beinhaltet verschiedenste Strategien zum selbstorganisierten Arbeiten. Werden die Strategien richtig angewandt, kann wertvolle Lebenszeit gewonnen und noch mehr Spaß an der Arbeit geschaffen werden. Außerdem kann durch ein gelungenes Management der Zeit auch die Arbeitsqualität perfektioniert werden. Dies wird für Zufriedenheit beim Chef und dem Kunden sorgen.
Daher gibt es hier jetzt Tipps für das Selbst- und Zeitmanagement:

Zeitmanagement Tipp eins: Prioritäten richtig setzen

Jeder wird es kennen: Man bekommt viele Aufgaben gleichzeitig und weiß am Ende nicht mehr, wo man anfangen soll. Es wird empfohlen, sich die Dringlichkeit der Aufgaben vor Auge zu führen. Gibt es Deadlines? Braucht mein Kunde eine sofortige Rückmeldung oder kann das warten? Am besten werden To-Do-Listen angefertigt, um Arbeiten zu priorisieren. Das Pareto-Prinzip bestärkt diesen Punkt. Es besagt, dass mit nur 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent des Ergebnisses erreicht werden können. Die 80-20-Formel geht so auf, weil die meisten Aufgaben nicht von höchster Priorität sind und entsprechend nicht unbedingt als Erstes erledigt werden müssen. 

Zeitmanagement Tipp zwei: den Fokus nicht verlieren

Die Redaktion empfiehlt dringend, Ablenkungen und Zeitfresser während der Arbeitszeit zu verbannen. Es ist ratsam, das Handy aus zu machen und sich nur in den Pausen damit zu beschäftigen. Das Gleiche gilt auch für das Radio, den Fernseher oder Zeitschriften. Ein guter Arbeitsplatz ist stets aufgeräumt und ordentlich. So gelingen auch komplexe Aufgaben in kürzester Zeit. 

Zeitmanagement Tipp drei: Nichts Aufschieben

„Ach, das kann bis morgen warten!“ Diesen Gedanken kann man sich meistens sparen, denn aufgeschoben ist aufgehoben! Das Prokrastinieren von Aufgaben ist sehr kontraproduktiv für ein gutes Selbst- und Zeitmanagement. Lieber packt man unangenehme Aufgaben gleich an und sieht sie als kleine Herausforderung. Frei nach dem Motto: „Man wächst an seinen Aufgaben“. Das Gefühl, welches man am Abend dann bekommt, ist meistens auch wesentlicher entspannter und man kann zufrieden in den Feierabend gehen.

Zeitmanagement Tipp vier: Genug ist genug

Es ist sehr wichtig, nach getaner Arbeit auch wirklich Feierabend zu machen. Viele Menschen sind auch noch bis weit nach dem Feierabend erreichbar. Die Folgen sind Stress und im schlimmsten Fall sogar Burnout. Tatsächlich wird der Dienstschluss schon während dem Arbeiten bestimmt. Bei den To-Dos, die man sich über den Tag gesetzt hat, ist es sehr wichtig, auch eine zeitliche Begrenzung für diese zu setzen. Es ist natürlich okay, an manchen Tagen auch mehr als die geplante Zeit zu arbeiten. Der Aufbau von Überstunden sollte aber unter keinen Umständen zum Alltag werden. Die meisten Vorgesetzten werden auch nicht sauer reagieren, wenn Ihnen gesagt wird, dass die Aufgabe nicht an diesen Tag durchgeführt werden kann. Im Gegenteil: Wenn das Gegenüber auch mal kontert, wird man es meistens auch mehr respektieren. Ein gelungenes Zeitmanagement kann sich also auch durchaus positiv auf das Selbstbewusstsein auswirken.

Zeitmanagement Tipp fünf: Zeitmanagement Tools

In Zeiten der Digitalisierung kann die Planung auch ganz bequem am Smartphone, PC oder Tablet durchgeführt werden. Mit einer entsprechenden App können To-Do-Listen bequem digital erstellt werden. Mit einem Zeitmanagement Tool kann die maximale Übersichtlichkeit garantiert werden. Außerdem können hierdurch auch Teams oder sogar Kunden in die Planung integriert werden. Viele Angebote sind hierbei sogar kostenlos. Besonders kann die Redaktion die Zeitmanagement App: Wunderlist, Google Keep und Trello, empfehlen.

Belohnungen für ein gelungenes Zeitmanagement

Wenn alle To-Dos für einen Tag erledigt wurden, ist es an der Zeit, sich zu belohnen. Es empfiehlt sich unbedingt, etwas zu machen, was wirklichen Spaß bereitet und einen Kontrast zur Arbeit bildet. Eine wirklich rentable Art und Weise abzuschalten wäre auch ein spannendes Onlinespiel. Auf der Book of Ra Seite könnt ihr gleichzeitig Spaß haben, Spielen und Geld verdienen. Dadurch kann auch eine gelungene Work-Life Balance hergestellt werden. Diese legt den Grundstein für einen gesunden Geist.

Fazit 

Es lohnt sich, eine Kombination aus analogem, schriftlichen Zeitmanagement und moderner Zeitmanagement Apps. Wenn es nur um eine Freizeitplanung geht, kann natürlich eine handschriftliche To-Do-Liste durchaus völlig ausreichen. Sollen allerdings Projekte im Team und mit Kunden erarbeitet werden, ist ein digitales Tool dringend zu empfehlen. Dadurch können alle Projektpartner in die Planung integriert werden und es wird für eine optimale Übersicht gesorgt. Außerdem ist eine digitale To-Do-Liste optisch ansprechender und wesentlich flexibler als die analoge Variante. Praktisch für Unternehmen ist hierbei, dass viele Zeitmanagement Apps kostenfrei erhältlich sind. 

Wie ist eure Meinung zum Thema Zeitmanagement? Habt ihr spezielle Tipps?
Schreibt uns gerne eure Meinung in die Kommentare. 

 

Über die Gastautorin: Mari Wagner ist eine IT-Expertin aus Köln, die im Jahre 2016 ihr Masterstudium in diesem Fach absolviert hat. Schon seit ihren Studienjahren interessierte sie sich für Verfassung von Artikeln über Funktionsweise der meistverbreiteten Programmen und Anwendungen.

 

Titelbild: ©Pexels

 

 

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