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Wie arbeitet und führt man komplett remote?

17. Februar 2021

In den letzten Monaten ist Home Office immer mehr en vogue geworden. Es gibt allerdings auch manche Firmen, die schon immer komplett remote arbeiten. Sandra Zodel und Gloria Hecker von der Solidmind Group waren so lieb, mir dazu weitere Fragen zu beantworten.

Liebe Sandra, liebe Gloria, ihr arbeitet bei Solidmind. Was macht die Solidmind Group?

Gloria: Unsere Mission ist es, Menschen durch wirkungsstarke Rezepturen zu mehr Lebensqualität zu verhelfen. Wir sind mittlerweile eine Gruppe, die Solidmind Group GmbH, die mehrere Marken unter einem Dach vereint. Unsere Hauptmarken derzeit sind die gleichnamige Brand SOLIDMIND, mit dem Ziel durch die richtigen Nährstoffe deine mentale Fitness zu stärken, die CBD-Marke Hempamed, mit einer breiten Produktpalette rund um CBD und ganz neu Xellimpact, welches sich dem gesunden Altern verschrieben hat. Der Plan ist unterhalb dieses Daches zukünftig auch weitere starke Marken rund um ein gesundes und glückliches Leben zu etablieren.

Sandra: Und all diese ambitionierten Ziele und Missionen verfolgen wir mit einem mittlerweile fast 40-köpfigen Team, welches vorwiegend remote zusammenarbeitet.

Ihr arbeitet remote. Wieso? Und: War das von Anfang an so?

Gloria: Selbstbestimmung ist von Anfang an einer unserer wichtigsten Treiber. Vor allem auch ausgehend von unserem Gründer, Geschäftsführer und meinem Partner Lars Müller.  Dies bedeutet für uns u.a., selbst frei und flexibel bestimmen zu können, wann, wo und wie wir arbeiten möchten. Deshalb wurde Solidmind von Stunde null Digital by Default, also remote aufgebaut. Auch aus dem Wunsch heraus als Digitaler Nomade um die Welt ziehen zu können. Somit war es naheliegend, sich nicht von Anfang an ein Office zu binden, sondern alle Abläufe direkt ortsunabhängig zu gestalten.

Sandra: Heute arbeiten allerdings nicht mehr alle im Team remote. Wie Gloria schon sagt, ist Selbstbestimmung für uns ein essentieller Wert. Dies spiegelt sich auch in anderen Bereichen wider, beispielweise, dass wir viele Abläufe in der eigenen Hand haben möchten. Das gibt uns einfach mehr Kontrolle über unsere Produkte und deren Qualität. Deshalb haben wir inzwischen ein eigenes Lager aufgebaut, sowie eine eigene Analytik inklusive Produktion unserer CBD Marke. Hier sind wir mit dem remote Modell an Grenzen gestoßen und haben die ersten standortgebundenen Mitarbeiter eingestellt. Allerdings hat uns das einmal mehr gezeigt, dass es nicht (nur) das flexible Arbeiten ist, das unser Team so erfolgreich macht, sondern unsere Arbeitskultur.

Was sind die Vorteile des ortsunabhängigen Arbeitens?

Gloria: Viele Pluspunkte der Ortsunabhängigkeit, wie z.B. mich dort aufhalten zu können, wo ich mich gerade am wohlsten fühle, liegen auf der Hand. Und gerade in Corona Zeiten war und ist es natürlich ein großer Vorteil, dass wir bereits remote aufgestellt sind und relativ normal weiterarbeiten konnten.
Aber zum remote Arbeiten gehört bei uns ja auch die zeitliche Flexibilität. Die Freiheit zu haben, die Arbeit entspannter um mein Leben herum gestalten zu können, steigert meine Lebensqualität enorm. Und gerade für uns Frauen hat es den Vorteil, dass wir mehr nach unserer inneren Uhr und damit auch nach unserem Zyklus leben können. Denn ich entscheide größtenteils selbst, wann ich mich am produktivsten fühle und wann ich eine Pause brauche.
Meine Kollegen, die Kinder haben, profitieren wiederum davon, dass sie Familie und Karriere besser unter einen Hut bekommen. Und das gilt nicht nur für meine Kolleginnen, sondern auch für die Papas im Team, die so ihre Kids mehr aufwachsen sehen und auch mal spontan zu Hause einspringen können. 

Sandra: Hinzu kommt, dass wir alle eine starke Persönlichkeitsentwicklung wahrnehmen. Remote Work bedeutet für uns Wachstum – auf persönlicher, wie auch auf zwischenmenschlicher Ebene. Ich lerne so viel über mich selbst und andere. Mehr Selbstbestimmung bedeutet nämlich auch mehr Selbstverantwortung. Ich bin als remote Mitarbeiter täglich gefragt selbst Entscheidungen zu treffen, Routinen zu etablieren, Grenzen zu setzen und gut für mich zu sorgen. Und auch auf Teamebene befasse ich mich detaillierter mit zwischenmenschlichen Themen als im Büro. Remote Work legt nämlich sehr schnell offen, wenn es in der Kommunikation und dem Miteinander hakt. So mussten wir uns recht früh in unserer Geschichte mit Fragen befassen wie „Welchen Ton verwenden wir untereinander?“, „Wie schaffen wir gleiche Erwartungshaltungen?“ Dadurch hat sich bei uns im Laufe der Jahre eine starke Unternehmenskultur herausgebildet, die geprägt ist von positiver Kommunikation, ego-Freiheit, Wertschätzung und einem guten Leadership. Und von alledem profitieren unsere remote Mitarbeiter genauso, wie die standortgebundenen Mitarbeiter.
Aus HR-Sicht kann ich noch weitere Vorteile ergänzen: Zum Einen, dass wir auf einen viel größeren Pool an Talenten zugreifen können, da die Suche gezielter und überregional möglich ist. So bringen wir gleichdenkende Menschen zusammen, die sich sonst vermutlich nie begegnet wären, weil sie durch Städte und Länder getrennt sind. Und selbstverständlich ist es ein gutes Recruiting Argument, da es absolut den Nerv der Zeit oder besser gesagt der heranwachsenden Generationen Y und Z trifft. Raus aus starren Strukturen, hin zu mehr freizeitlichem Gestaltungsspielraum. Genau das suchen die ArbeitnehmerInnen da draußen schließlich immer mehr.

Der Jobtitel „Remote Teammanagement“ schreit ja förmlich nach der nächsten Frage: Wie managt ihr das Team remote?

Sandra: Im Grunde geben wir nicht viel auf Jobtitel. Diese dienen eher der besseren Einordnung durch Dritte.
Neben klassischen HR-Verwaltungsaufgaben, wie Recruiting,  Urlaubsplanung, Probezeitgespräche etc, ist ein wesentlicher Part unsere Funktion als „Team Happiness“, wie wir es nennen. Die Hauptaufgabe dabei besteht darin, das Zwischenmenschliche im Blick zu behalten. Eine der großen Schwierigkeiten ist es nämlich, fremde Leute in ein bestehendes Team zu integrieren, das sich nicht jeden Tag physisch in einem Büro begegnet.
Wir stellen remote ein und es dauert nicht selten ein halbes Jahr oder länger, bis wir live und in Farbe voreinander stehen. In einem solchen Setting für Teamgefühl und Nähe zu sorgen, das ist der Schlüssel für Erfolg und auch die größte Herausforderung. Wir sehen unsere Aufgabe darin der Kleber zu sein, der alle verbindet und zusammenhält, Räume zu schaffen sich zu begegnen und als Menschen kennen zu lernen und dafür zu sorgen, dass es allen gut geht. Somit managen wir das Team nicht, sondern schaffen eher nötige Strukturen, damit das Team als Team funktioniert und sich dann quasi selbst managed.

Gloria: Das ist super wichtig und unser Gründer hat das Gott sei Dank auch schon früh erkannt und gefördert. Wir waren anfangs ein sehr männlich dominiertes Start-up. Teilweise haben unsere Jungs schon morgens um 5 angefangen wild in die Tasten zu hauen und sich dabei total selbst vergessen. Da war unsere weibliche Energie wichtig, um für eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Pause zu sorgen.  Übersprudelnde Energie und Motivation sind super, aber wir sind davon überzeugt, dass man sie nur nachhaltig aufrechterhalten kann, wenn man zwischendurch auch klare Grenzen setzt. Wir haben uns getraut auch den soften und nicht-monetären Faktoren, wie Teamspirit und Persönlichkeitsentwicklung von Anfang an Raum zu geben. Bewusstsein dafür zu schaffen, dass sich Erfolg nicht nur in Umsatzzahlen messen lässt.

 

 

Habt ihr spezielle Trainings und/oder Onboardings für neue Teammitglieder?

Sandra: Ja, kaum einem HR Prozess widmen wir so viel Aufmerksamkeit, wie dem Onboarding. Wir möchten, dass sich neue Teammitglieder von der ersten Stunde an als Teil unserer Solidmind Familie fühlen. Und gerade aus der Ferne ist dies natürlich eine Herausforderung und bedarf besonderem Augenmerk. Jedes neue Teammitglied begleiten wir durch ein 8-wöchiges Onboarding-Programm. Parallel dazu haben wir einen E-Learningbereich, wo wir Wissen rund um unsere Produkte und Abläufe vermitteln, aber sie auch dabei unterstützen mit dem technischen Setup fit zu werden.
Neu ist ein Teamlead-Programm, welches unsere Mitarbeiter dabei unterstützt die besten Führungskräfte für unser Team zu werden.

Ortsunabhängiges Arbeiten klingt nach viel Freiraum und Flexibilität. Gibt es denn bestimmte Regeln bei euch?

Gloria: Kommunikation ist der Schlüssel! Es ist wichtig zu wissen wo die anderen stehen und wie sie greifbar sind. Nur so kennt man die gegenseitige Erwartungshaltung.

Sandra: Und genau deshalb haben wir in Sachen Kommunikation vermutlich mehr Regeln als Firmen mit einem klassischen Arbeitsmodell. Denn bei so viel Freiheiten sorgen erst gemeinsam festgelegte Regeln und Grenzen für Klarheit und Sicherheit. Diese Balance ist wichtig, dass die Arbeit auf Dauer gesund ist – sowohl für die Firma, als auch für jeden einzelnen Mitarbeiter.

Was sind die Nachteile, wenn das ganze Team remote arbeitet und wie kompensiert ihr ggf. diese Nachteile?

Gloria: Man kann sich nicht in den Arm nehmen oder mal abends gemeinsam auf Erfolge anstoßen, das fehlt mir. Deshalb ist es uns auch wichtig, dass wir uns ab und an in Reallife sehen. Wir treffen uns alle zweimal im Jahr zu einer ca. 10-tägigen gemeinsamen Workation. Diese verstärken den Teamspirit so unglaublich, dass wir noch Wochen später davon zehren. Denn gerade bei neuen Kollegen merke ich bis zum ersten physischen Treffen noch eine gewisse Vorsicht. Sie halten sich in Calls noch etwas zurück und können sich noch nicht so fallen lassen.
Nach dem ersten Aufeinandertreffen ist das Eis dann immer endgültig gebrochen und der Drive, der Zusammenhalt und die Motivation die daraus entstehen sind überragend. So könnte ich auf diese Treffen nie verzichten. Denn ja, das Pläuschchen in der Teeküche, das gemeinsames Feierabendbier, etc – das fehlt definitiv.

Sandra: Absolut. Aber wir geben uns Mühe, dies auch im remote Alltag in Form von regelmäßigen virtuellen Abendveranstaltungen oder Plattformen in Calls und Chats zum privaten Plausch zu kompensieren 
Mir wurde im Laufe der Jahre aber noch eine ganz andere Schattenseite des remote Arbeitens bewusst: Ich bin erst mal unsichtbar! Sowohl, was ich den lieben Tag so arbeite, als auch wie es mir WIRKLICH geht und wo eventuell Konflikte lauern. Auf eine gewisse Art habe ich diese Unsichtbarkeit dieses Jahr selbst hautnah vor meiner aktuellen Babypause erlebt. Alle meine Kollegen wussten um meine Schwangerschaft und dennoch gab es hier und da Situationen, wo ich bei langfristigen Projektplanungen ab und an auf die Bremse treten und dies nochmals ins Bewusstsein rufen musste. Mir wurde immer klarer, dass sie schlicht wenig Bezug zu meiner Schwangerschaft hatten bzw. sie wohl noch nicht so real für sie war wie für mich. Warum? Im Büro sieht man täglich das heranwachsende Bäuchlein der Kollegin oder wie die werdende Mami bei ihrem Vollzeitjob einmal die Füße hochlegen muss und ein Extrapäuschen braucht. In Zoom war aber nur mein Gesicht zu sehen und das Extrapäuschen habe ich mir dank unserem flexiblen Modell einfach genommen, sichtbar war es deshalb aber nicht. Hier war also viel Proaktivität meinerseits gefragt und wenn man dann ein Typ ist, der sich das nicht traut, kann es schnell schwierig werden. Genau deshalb achten wir beim Recruiting darauf Leute auszuwählen, die sich zeigen können. „Work out loud“ ist das Motto und für eine gesunde Zusammenarbeit ein wichtiger Faktor. Das bedeutet nicht, dass unser Team nur aus extrovertierten Menschen besteht, aber aus Menschen, die fähig sind sich auf ihre individuelle Art sichtbar zu machen. Das, plus Strukturen seitens des Unternehmens, die für Transparenz und Möglichkeiten des Austausches sorgen, sind wichtige Elemente, um diese Unsichtbarkeit zu kompensieren.

Habt ihr Tipps für Manager und/oder Unternehmen, die mehr remote arbeiten und führen oder sogar gänzlich umsteigen möchten?

Gloria: Intrinsische Motivation ist ein wesentlicher Faktor. Wenn die Mitarbeiter motiviert sind und lieben was sie tun, musst du sie nicht kontrollieren. Du solltest die richtigen Leute für die richtige Stelle haben und diese auch mit entsprechendem Leadership unterstützen. Es reicht nicht zu sagen: „ab heute arbeitet ihr von zuhause aus.“ Es braucht Tools, Strukturen, Kommunikationsregeln und auch ein Team Happiness  Dann wird das auch funktionieren.

Sandra: Ja, es braucht definitiv einen guten Match aus technischem und menschlichem Setup. Und dann gilt: Vertrauen, Vertrauen, Vertrauen. Das bedeutet: Akzeptiere den Kontrollverlust und gib deinen Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss. Erschafft gemeinsam eine Kultur in der sich jeder wohlfühlt und lebe das, was du erschaffen möchtest, so gut es geht vor. Authentizität ist King!

Mal Hand aufs Herz: Könntet ihr euch nochmal vorstellen, nicht ortsunabhängig zu arbeiten?

Sandra: Ganz ehrlich? Ortsunabhängigkeit ist für mich quasi die Kirsche auf der Sahnetorte, aber nicht das Entscheidende.  Mir geht es mehr um die oben beschriebene Kultur, die wir geschaffen haben. Ich kann mir definitiv nicht mehr vorstellen für eine Firma tätig zu sein, die von starren Strukturen und Hierarchien geprägt ist. Für mich ist Menschlichkeit und ein guter Teamgeist wesentlich, um mich auf meiner Arbeit wohl zu fühlen. Eine Kultur, die jeden so annimmt wie er ist und dadurch auch das Beste aus Jedem hervorholt.

Gloria: Das geht mir ähnlich. Und für mich ist vor allem die Vorstellung, meine Zeit absitzen zu müssen, die Schlimmste. Wenn ich merke, dass ich zwischendurch einen Power Nap brauche, möchte ich den auch machen können. Weil das für meine Produktivität schlicht viel effektiver ist. Das remote Arbeiten muss nicht unbedingt sein. Ich liebe unser Team und hätte jeden einzelnen gerne viel öfters um mich. Ehrlich gesagt fände ich sogar ein, zwei Solidmind-Headquarter durchaus denkbar und für die nächsten Jahre nicht abwegig. Aber nicht als Zwang mit Stechuhr, sondern, dass die Möglichkeit besteht – wenn man möchte – vor Ort auch mal ein paar Tage mit Kollegen zusammenzuarbeiten.

 

Weiterführender Link: https://solidmindgroup.de

 

Bilder: ©Solidmind Group

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